Dzisiaj jest: 12 Grudzień 2024    |    Imieniny obchodzą: Joanna, Aleksandra, Dagmara

Kiedy można kontrolować pracowników?

Damian Drożdżowski

5 gru, 11:01

Pracownicy wykonują swoją pracę pod kierownictwem pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca w każdej chwili może skontrolować sposób i jakość pracy swojego podwładnego. Kiedy i w jakiej formie można kontrolować pracowników?

fot. Shutterstock

Nie wszystkie formy kontroli są legalne i potrzebne pracodawcy z punktu widzenia jego uprawnień nadzorczych w procesie pracy. Możliwość kontrolowania pracownika przez pracodawcę odbywa się bowiem na pograniczu prawa pracy i prawa cywilnego.

kontrola

Podstawy prawne kontroli

Jedną z podstawowych cech zatrudnienia pracowniczego jest podporządkowanie pracownika pracodawcy, który jest uprawniony do wydawania wiążących poleceń dotyczących pracy. Pracownik jest zobowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, a nie są sprzeczne z prawem lub umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy, dalej k.p.). Wykonuje on zatem pracę podporządkowaną kierownictwu pracodawcy. Kierownictwo to nie sprowadza się tylko do wydawania poleceń – oznacza również możliwość kontroli ich realizacji.

Kontrola dotycząca szeroko pojętej jakości świadczonej pracy jest zatem kwestią naturalną i całkowicie zrozumiałą z punktu widzenia interesu pracodawcy. Niektóre rodzaje i formy kontroli mogą jednak wykraczać poza uzasadnione potrzeby pracodawcy w ramach uprawnień kierowniczych w procesie pracy.

Ograniczeniem możliwości i uprawnień kontrolnych pracodawcy są przepisy o ochronie dóbr osobistych. Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest bowiem ochrona godności i innych dóbr osobistych pracownika (art. 111 k.p.). Katalog pozostałych dóbr jest zawarty w art. 23 Kodeksu cywilnego, dalej k.c., w którym ustawodawca umieścił dobra kluczowe dla tej problematyki, jak wolność czy tajemnica korespondencji. Główna regulacja ograniczająca możliwość kontroli pracownika przez pracodawcę wynika z art. 47 konstytucji, zgodnie z którym „każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym”. Wyżej sformułowane prawo do prywatności uzupełniają przepisy konstytucyjne (art. 49 konstytucji) dotyczące ochrony tajemnicy komunikowania się i prawa jednostki do ochrony danych osobowych.


UWAGA!

Obowiązkiem pracodawcy jest stworzenie takich warunków pracy, aby były przestrzegane dobra osobiste pracowników, a metody i formy kontroli nie stanowiły zagrożenia dla tych dóbr oraz zasad współżycia życia społecznego.

Bieżąca kontrola procesu pracy

Możliwość przeprowadzenia kontroli bieżącej pracy wynika z faktu, że obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy określonego rodzaju pod kierownictwem pracodawcy. Wszystkie unormowane w Kodeksie pracy formy stosunku pracy, co do zasady, charakteryzują się mniejszym lub większym stopniem podporządkowania. Podporządkowanie może mieć bardzo ściśle sformalizowany charakter bądź, jak ma to miejsce w przypadku zadaniowego systemu czasu pracy, może sprowadzać się do wskazania zadań dla pracownika oraz czasu niezbędnego do ich wykonania.

Kierownicza rola pracodawcy w ramach procesu pracy oznacza możliwość podejmowania decyzji, a także weryfikacji ich wykonania przez podwładnych. Każdy pracodawca ma zatem prawo osobiście bądź przez osoby upoważnione kontrolować bieżącą realizację obowiązków pracowniczych przez podwładnych, co jest normalną czynnością procesu pracy i nie powinno być utożsamiane z przejawem dyskryminacji czy mobbingu (jeżeli z tym samym nasileniem dotyczy ogółu pracowników przy uwzględnieniu obiektywnych okoliczności do przeprowadzenia kontroli).

Należy jednak pamiętać, że uprawnienia kierownicze pracodawcy w zakresie kontroli wywiązywania się przez pracowników z ich obowiązków nie mogą być interpretowane w sposób nadmiernie rozszerzający. Fakt, że pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy przez umówiony czas, rozumiany jako czas pracy, nie oznacza automatycznie, że w tym czasie pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania każdej formy kontroli pod pretekstem kontroli bieżącej.

Kontrola osobista pracownika

Podobnie jak w pozostałych przypadkach, przepisy prawa pracy nie regulują przeszukania pracownika jako jednej z form kontroli. Pośrednio uzasadnieniem dla przeprowadzenia kontroli osobistej pracownika może być przepis zobowiązujący go do dbania o dobro zakładu pracy oraz do ochrony mienia pracodawcy.

Kontrola osobista może być przeprowadzana, jeżeli istnieje obiektywny usprawiedliwiający interesem pracodawcy cel dla tej formy kontroli.

Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1972 r., sygn. akt I PR 153/72, OSNC 1972/10/184) stwierdził, że:

 (...) stosowane szeroko w ramach przepisów regulaminów pracy lub ustalonych zwyczajów przeszukiwanie członków załogi w celu zapobiegania wynoszeniu mienia zakładów pracy jest zgodne z prawem i nie narusza dóbr osobistych pracowników (art. 23 i 24 k.c.) wówczas, gdy pracownicy zostali uprzedzeni o możności stosowania tego rodzaju kontroli w celu ochrony mienia i gdy kontrola ta jest wykonywana w porozumieniu z przedstawicielstwem załogi w sposób nie pozostający w sprzeczności ze swym społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub z zasadami współżycia społecznego (...).

Elementem, który jest niezbędny do legalizacji kontroli osobistej przeprowadzanej przez pracodawcę lub jego przedstawiciela, jest poinformowanie pracowników oraz ich przedstawicieli o możliwości przeprowadzenia kontroli. Możliwość stosowania kontroli osobistej powinna być ponadto usprawiedliwiona warunkami obiektywnymi.

PRZYKŁAD

Pracodawca zajmujący się produkcją dużych elementów metalowych, takich jak śruby napędowe do statków i okrętów, postanowił wprowadzić wyrywkową kontrolę osobistą pracowników. W tym przypadku trudno wyobrazić sobie sytuację, w której pracownicy mogliby dopuszczać się kradzieży wytwarzanych elementów metalowych, których zarówno rozmiar, jak i waga uniemożliwiają w obiektywny sposób dokonanie ich przywłaszczenia. Taka kontrola jest zatem nieuzasadniona.

Kontrola osobista jako forma kontroli najbardziej ingerująca w prywatność pracownika może być przeprowadzona tylko za jego zgodą. W sytuacji gdy pracodawca poweźmie uzasadnione podejrzenie o popełnieniu przez pracownika przestępstwa, np. kradzieży czy wynoszenia dokumentów z firmy, może o tym fakcie powiadomić policję, co wynika z art. 304 § 1 Kodeksu postępowania karnego. Wówczas organy postępowania karnego będą uprawnione do przeszukania. W takiej sytuacji odmowa pracownika poddania się takiej czynności nie ma znaczenia prawnego.

Kontrola osobista, jaką może przeprowadzać pracodawca, nie powinna być utożsamiana ze szczegółowym przeszukaniem mającym formę rewizji osobistej. Z punktu widzenia pracodawcy warto zadbać, aby np. w regulaminie pracy zostały jasno sformułowane zapisy, z których będzie wynikać, kto i w jakich okolicznościach może dokonywać kontroli osobistej pracowników.

Dostęp do Internetu

W wielu przypadkach podstawowym narzędziem pracy pracownika jest komputer połączony z Internetem. Często informacje zawarte w sieci są niezbędne z punktu widzenia realizacji obowiązków wynikających ze stosunku pracy. W praktyce dostęp do Internetu często sprowadza się do wykorzystywania jego zasobów do celów prywatnych w ramach czasu pracy.

Do najczęściej spotykanych form używania Internetu niezgodnie z przeznaczeniem w czasie pracy należy zaliczyć:

● robienie zakupów drogą elektroniczną,

● nielegalne pobieranie lub udostępnianie danych,

● korzystanie z treści pornograficznych,

● przeglądanie stron internetowych niemających związku z pracą,

● używanie służbowej poczty elektronicznej niezgodnie z jej przeznaczeniem.

Użytkowanie komputerów podłączonych do sieci w sposób, o którym mowa, z punktu widzenia interesu pracodawcy jest nieproduktywne i może narazić pracownika na zarzut naruszenia obowiązków pracowniczych. Działania tego typu mogą obciążać firmową sieć oraz powodować zagrożenie dla bezpieczeństwa danych pracodawcy. Na skutek wykorzystywania komputerów połączonych z siecią do celów prywatnych może dojść do „zainfekowania” infrastruktury informatycznej pracodawcy wirusami komputerowymi i programami szpiegującymi, dzięki którym osoby nieuprawnione, spoza struktur pracodawcy, mogą uzyskać dostęp do danych będących w wyłącznej dyspozycji pracodawcy.

W celu ograniczenia zjawiska używania komputerów do celów pozasłużbowych pracodawca może zastosować monitoring komputera pracownika. Firmy coraz częściej decydują się na kompleksowe zabezpieczenia, których stopień skomplikowania powoduje, że niezbędne staje się angażowanie specjalistycznej i stałej obsługi.

W czasie pracy pracownik jest zobowiązany realizować obowiązki związane z pracą. W praktyce może pojawić się pytanie, czy pracownik może, w ramach przysługującej mu przerwy w pracy, skorzystać z Internetu w zakresie niezwiązanym z jego obowiązkami służbowymi. W takim przypadku można przyjąć, że jeżeli pracodawca nie zablokował witryn internetowych niezwiązanych z pracą wykonywaną przez pracownika, to nie ma przeszkód, aby pracownik dokonał np. przelewu bankowego czy sprawdził wiadomości na ogólnie dostępnej stronie internetowej. Takie przyzwolenie nie oznacza jednak, że pracownik w czasie przerwy może wchodzić na każdą stronę internetową.

Dobrą praktyką jest ustalenie na poziomie wewnątrzzakładowym możliwości korzystania z sieci komputerowej, w tym z zasobów Internetu. Pozwoli to na uniknięcie w przyszłości sporów między stronami stosunku pracy.

Poczta elektroniczna

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na objęcie monitoringiem programów pocztowych, to powinien pamiętać, że co do zasady monitoringiem powinna być objęta tylko tzw. poczta firmowa. Pracodawca nie ma w zasadzie uprawnień do kontroli prywatnej poczty pracownika (wysyłanej lub odbieranej za pomocą niefirmowego programu pocztowego np. w trakcie przerwy w pracy), na co wskazuje art. 23 k.c., który tajemnicę korespondencji wymienia jako jedno z dóbr osobistych każdego człowieka. Zagrożenie również tego dobra osobistego daje podstawę do wystąpienia przeciwko pracodawcy z roszczeniem o zaniechanie bezprawnych działań. Tajemnica korespondencji jest też chroniona na podstawie art. 267 Kodeksu karnego. Podobnie jak w przypadku korzystania z Internetu, pracodawca chcąc wprowadzić monitoring poczty elektronicznej powinien jasno określić zasady korzystania z tego typu programów.

Pracownicy nie powinni wykorzystywać poczty firmowej do przesyłania i odbierania prywatnej korespondencji. Ponieważ firmowy program pocztowy powinien być wykorzystywany tylko do celów służbowych, nie można wykluczyć sytuacji, w której pracodawca, kontrolując pracowniczą korespondencję, skontroluje również prywatne wiadomości pracowników.

Korzystanie z telefonu

Kontrola przeprowadzana przez pracodawcę może dotyczyć również korzystania przez pracowników z telefonów zarówno ze stacjonarnych, jak i komórkowych. Standardem jest rejestrowanie połączeń, tj. z jakim numerem pracownik łączy się ze służbowego telefonu. W praktyce niektórzy pracodawcy decydują się na radykalne rozwiązanie, jakim jest podsłuch rozmów telefonicznych pracowników. Warto pamiętać, że takie działanie stanowi naruszenie art. 49 konstytucji (prawa do tajemnicy komunikowania się) oraz art. 47 konstytucji (prawa do prywatności). Można w tym miejscu powołać się również na art. 267 § 1 Kodeksu karnego, zgodnie z którym popełnia przestępstwo ten, kto bez uprawnienia uzyskuje dostęp do informacji dla niego nieprzeznaczonej, otwierając zamknięte pismo, podłączając się do sieci telekomunikacyjnej lub przełamując lub omijając elektroniczne, magnetyczne, informatyczne albo inne szczególne jej zabezpieczenie. Takie przestępstwo jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub karą pozbawienia wolności do 2 lat. Pracodawcy, argumentując potrzebę instalacji podsłuchu, wskazują na próbę ograniczenia prywatnych rozmów oraz korzystania z dodatkowych, płatnych usług telefonicznych.

Bez względu jednak na motywy, jakimi kieruje się pracodawca, należy uznać, że nawet wyrywkowe podsłuchiwanie rozmów telefonicznych przez pracodawcę jest nielegalne.

W sytuacji gdy pracodawca podejmie decyzję o zamontowaniu podsłuchu pod pretekstem ograniczenia rozmów prywatnych, w pierwszej kolejności powinien przeanalizować biling połączeń wykonywanych przez pracowników.

Z punktu widzenia pracowników warto mieć świadomość, że korzystanie z telefonu służbowego niezgodnie z jego przeznaczeniem, które przyniosło szkodę pracodawcy, może być zakwalifikowane w kategoriach ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p. i skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Geolokalizacja

Satelitarne usługi telekomunikacyjne – geolokalizacja, umożliwiają precyzyjne wskazanie, gdzie w danej chwili znajduje się użytkownik danego telefonu służbowego (w sytuacji gdy posiada przy sobie telefon). Pracodawcy stosujący geolokalizację argumentują, że omawiany rodzaj monitoringu może przyczynić się do polepszenia organizacji pracy pracowników mobilnych – kierowców czy przedstawicieli handlowych. Z uwagi na brak wyraźnej regulacji dotyczącej możliwości wykorzystywania geolokalizacji, można przyjąć, że dopuszczalność jej stosowania wynika z faktu, że praca powinna odbywać się w miejscu określonym w umowie lub w obrębie większego obszaru. Należy jednak podkreślić, że stosowanie geolokalizacji poza godzinami pracy pracowników jest niedopuszczalne.

Pracodawca ma prawo kontrolować wykorzystywanie telefonów służbowych zgodnie z ich przeznaczeniem, uprzedzając jednak wcześniej pracowników o możliwości takiej kontroli.

Kamery wideo

Częstym usprawiedliwieniem dla instalowania monitoringu wideo jest próba zabezpieczenia przed zagrożeniami z zewnątrz. Rzadziej pojawia się argument, że kamery mają na celu ocenę procesu pracy. Nie ulega wątpliwości, że zaawansowany system monitoringu może odgrywać w praktyce istotną rolę w procesie pracy, pomagając jednocześnie pracownikom w przestrzeganiu obowiązku dbałości o mienie i dobro zakładu pracy.

PRZYKŁAD

Pracodawca prowadzący działalność w zakresie produkcji wyrobów cukierniczych był regularnie okradany przez pracowników. Aby zapobiegać temu w przyszłości, zdecydował się na umieszczenie kamer monitorujących linię produkcyjną. Zamontowanie i uruchomienie monitoringu zostało poprzedzone skierowaną do pracowników oraz organizacji związkowych informacją o takich planach, o powodach zamontowania monitoringu oraz umieszczeniem stosownych zapisów w regulaminie pracy. Takie postępowanie pracodawcy było prawidłowe.

Niezależnie od motywów, jakimi się kieruje, pracodawca powinien mieć świadomość, że nie należy instalować kamer w miejscach, gdzie pracownicy lub osoby z zewnątrz mają prawo oczekiwać prywatności.

PRZYKŁAD

Pracodawca postanowił objąć monitoringiem wszystkie pomieszczenia znajdujące się na terenie zakładu pracy. W tym celu zamontował kamery nie tylko w obrębie stanowisk pracy, ale i w pomieszczeniach higieniczno-sanitarnych, tj. w szatniach i toaletach. O ile umieszczenie monitoringu w pomieszczeniach pracy może być w pewnych przypadkach zasadne z punktu widzenia organizacji pracy, o tyle zainstalowanie ich w pomieszczeniach, w których praca się nie odbywa, szczególnie w takich jak toalety, należy uznać za nieusprawiedliwione z punktu widzenia obiektywnego interesu pracodawcy.

Decydując się na monitorowanie zakładu pracy za pomocą kamer warto pamiętać, że nośniki zawierające nagrania z monitoringu powinny być właściwie zabezpieczone przed dostępem nieuprawnionych osób. Wynika to z konieczności zapewnienia ochrony danych osobowych, w tym z prawa do wizerunku. Z punktu widzenia pracodawcy warto mieć świadomość sankcji, jakie grożą za niewłaściwe przechowywanie danych osobowych. Kto bowiem administrując zbiorem danych lub będąc zobowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia do nich dostęp osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do 2 lat (art. 51 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

 

Kontrola telepracowników

Proces podporządkowania pracownika pracodawcy w procesie pracy i związane z tym kompetencje kontrolne dotyczą również telepracowników. Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniach usług drogą elektroniczną (art. 675 § 1 k.p.). Przepis ten wskazuje że, co do zasady, miejscem pracy telepracownika nie jest zakład pracy, lecz miejsce usytuowane poza jego obszarem. Prawo pracodawcy do kontroli pracy telepracownika wynika z art 6714 k.p., który określa główną kompetencję pracodawcy do kontroli telepracownika w miejscu świadczenia przez niego pracy.

Pracodawca powinien dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy i jej charakteru. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

W przypadku gdy telepracownik wykonuje pracę w domu, ograniczenie funkcji kontrolnej pracodawcy wynika z faktu, że dom, rozumiany jako miejsce zamieszkania, jest objęty zasadą prywatności, wynikającą z art. 47 konstytucji. Kontrola wykonywania pracy przez telepracownika wykonującego obowiązki służbowe w domu może być realizowana za pomocą środków porozumiewania się na odległość, np. Internetu czy telefonu. Istnieje również możliwość złożenia wizyty w celach kontrolnych przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Taka osobista kontrola w przeciwieństwie do kontroli przeprowadzanej zdalnie jest ograniczona z powodu ochrony prywatności telepracownika w miejscu jego zamieszkania.

Kontrola telepracownika nie ogranicza się tylko do kontroli wywiązywania się przez niego z obowiązków służbowych. Uprawnienia kontrolne pracodawcy w omawianym zakresie dotyczą również zagadnień bezpieczeństwa pracy oraz konserwacji i inwentaryzacji sprzętu.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 111, art. 52 § 1 pkt 1, art. 675 § 1, art. 6714, art. 100, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028

● art. 23–24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 230, poz. 1370

● art. 304 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego – Dz.U. Nr 89, poz. 555; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 765

● art. 267 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny – Dz.U. Nr 88, poz. 553; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1036

● art. 47, art. 49 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z 2 kwietnia 1997 r. – Dz.U. Nr 78, poz. 483; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 114, poz. 946

● art. 51 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 230, poz. 1371

Sebastian Kryczka

Brak grafik
2011 Kiedy można kontrolować pracowników?.
Powered by Joomla 1.7 Templates