Każdy maszynista powinien złożyć pisemne oświadczenie i poinformować przewoźnika lub zarządcę infrastruktury, na rzecz którego świadczy pracę lub usługi o świadczeniu czynności maszynisty lub niewykonywaniu pracy lub usług na rzecz innego przewoźnika. Jednak obowiązek leży również po stronie przedsiębiorcy zatrudniającego kierujących pojazdami kolejowymi. Powinien on na bieżąco za pomocą aplikacji Rejestr maszynistów przekazać do Urzędu Transportu Kolejowego skany otrzymanych oświadczeń. Przy każdej zmianie zatrudnienia maszynisty oświadczenie powinno być wprowadzone na nowo.

W przypadku zatrudnienia nowych pracowników ich oświadczenia należy wprowadzić do systemu niezwłocznie po otrzymaniu dokumentu. Do Rejestru maszynistów należy wprowadzić zarówno oświadczenie o świadczeniu pracy lub usług na rzecz więcej niż jednego przewoźnika kolejowego, zarządcy, użytkownika bocznicy kolejowej lub przedsiębiorcy wykonującego przewozy w obrębie bocznicy kolejowej, jak również oświadczenia o niewykonywaniu na rzecz innego podmiotu czynności maszynisty albo prowadzącego pojazdy kolejowe.

Oryginał złożonego oświadczenia należy przesłać do Prezesa UTK w terminie 14 dni od otrzymania na adres: Al. Jerozolimskie 134, 02-305 Warszawa. W przypadku niewypełnienia tego obowiązku zarządca, przewoźnik kolejowy lub przedsiębiorca wykonujący przewozy w obrębie bocznicy kolejowej może podlegać karze pieniężnej zgodnie z ustawą o transporcie kolejowym.

Podstawa prawna: art. 22ca ustawy o transporcie kolejowym (Dz.U. z 2017 r. poz. 2117)